Kantoor van de toekomst alleen maar een plek om samen te komen?
Op moment van schrijven is de pandemie nog niet voorbij. We hebben een intensieve tijd achter de rug vol onzekerheden, veranderende werkomgevingen en vooruitblikken naar de toekomst. En dat laatste doen we veelvuldig. We horen signalen vanuit de markt, er zijn onderzoeken gedaan over terugkeer naar kantoor en de meest gehoorde term is: ‘Hybrid Working’.
De meeste bedrijven zullen hun medewerkers niet volledig terug laten keren naar kantoor. Het thuiswerken is goed bevallen. Maar dat we volledig thuis zullen werken en de kantoren overbodig worden?
Zo snel als we (volledig of gedeeltelijk) zijn gaan thuiswerken, zo snel zullen we niet naar een veranderde kantooromgeving gaan. We moesten van de ene op de andere dag thuiswerken. We hadden geen keuze. we hebben nu wel tijd om te bedenken hoe we het werken op kantoor weer gaan inrichten.
Kantoor om samen te komen
Uit onderzoek van PwC blijkt dat als alle werknemers een dag langer thuis werken, dit op de lange termijn kan leiden tot een stijging van de kosten. Deze zijn voornamelijk te wijten aan de effecten van minder samenwerking en minder betrokkenheid bij de organisatie.
Uit dit onderzoek van PwC blijkt dat de meest effectieve samenwerking plaatsvindt op (fysieke) plekken die de uitwisseling van ideeën stimuleren. Een ander groot gemis is het ontbreken van contact bij de koffieautomaat. Deze onverwachte ontmoetingen leiden vaak tot nieuwe ideeën. We zijn dan ook overtuigd dat het hybride werken, de nieuwe manier van werken wordt. Waar je thuis het geconcentreerde werk doet, om op kantoor meer de samenwerking op te zoeken. Het kantoor wordt een ontmoetingsplek voor creatieve brainstormsessies, inspirerende kick-offs, een plek om klanten te ontmoeten in showrooms en om het wij-gevoel vast te houden.
‘’Kortom het kantoor om te ontmoeten, thuis om te leveren.’’
Wie, wat waar en hoe?
Bedrijven zullen moeten bedenken hoe ze het kantoor als ontmoetingsplek gecombineerd met desksharing zullen gaan inrichten. Maar hoe ziet het ideale kantoor van de toekomst er uit? Organisaties zullen zich vragen moeten stellen als:
- Wanneer werk je thuis en voor welke taken ga je naar kantoor?
- Voor wie is thuiswerken geschikt en wie kan beter op kantoor zijn?
- Hoe bepaal je de verschillende functies in het gebouw? Welke functies zijn er nodig?
- Zijn er voldoende hulpmiddelen om thuis en op kantoor te kunnen werken? En welke middelen dien ik hiervoor beschikbaar te stellen aan mijn medewerkers? (Monitorarmen, laptophouders, elektrificatie voor op een werkplek, verlichting)
- Welke regels zijn er nodig wanneer we samen komen?
- Hoe coacht u uw werknemers op afstand of ‘live’?
- Hoe zorgen we voor een goede onderlinge samenwerking?
- Wat vinden uw werknemers belangrijk?
- Is het voldoende om een thuiswerkplekpakket aan te bieden? Of dient u hiervoor ook het juiste ergonomische advies te geven welke passend is bij een werknemer?
Hoe ziet uw kantoor van de toekomst eruit?
Kantoor als ontmoetingsplek of thuis om geconcentreerd te werken. Hoe dan ook, iedere werkplek zal aan een aantal basisvoorwaarden moeten voldoen. Zo moet iedere werkplek uitgerust zijn met een aantal vaste onderdelen. Elke werknemer gebruikt een individuele muis en toetsenbord en neemt deze overal mee naartoe. Dit is de enige manier om flexibel, hygiëne en ergonomie te garanderen. Maar ook thuis, net als op kantoor, zijn een goed bureau, stoel en (extra) beeldschermen (welke niet op boeken of pakken papier staan aan, maar een juist ingestelde een monitorarmhangen) noodzakelijk. De inrichting thuis kan anders zijn dan op kantoor (in verband met onder andere de beschikbare ruimte), maar voor iedere situatie, voor ieder gebruik is een praktische oplosing.
Wilt u meer weten over hoe u uw kantoor en de thuiswerkplekken van uw werknemers optimaal kan inrichten? Neem dan contact met ons op en wij adviseren u graag voor uw specifieke situatie.